↳ automatisering voor kmo's
Jij hoort je niet
bezig te houden met
je inbox
Van je spreadsheets tot je inbox, van je boekingsformulieren tot je weekrapporten, en elke rare kleine workflow daartussen.
Doet een mens het meer dan één keer, dan bouwen wij het systeem dat het overneemt. Alles wat je kan bedenken.
Een snelle check
Herken je dit?
Vink je er één aan, dan bepaalt je administratie je dag. Dat kunnen we oplossen.
↳ eentje aangevinkt? Scrol verder. We hebben het waarschijnlijk al geautomatiseerd.
Voor wie
Welk vak je ook doet, de administratie is dezelfde.
Een advocaat, een architect en een loodgieter hebben een heel andere dag en exact hetzelfde probleem: offertes, opvolgen, klasseren en overtypen waar niemand hen voor betaalt. Dit zouden we voor elk van hen bouwen.
- Nieuwe aanvraag → intakevragen verstuurd, antwoorden samengevat, dossier aangemaakt in je dossiersysteem
- Opdrachtbrieven en identificatiechecklists opgesteld vanuit de intake
- Binnenkomende documenten benoemd, geklasseerd en samengevat; ontbrekende stukken automatisch opgevraagd
- Werfvragen uit e-mail of WhatsApp gelogd, met een voorstel van antwoord klaar
- Ereloonvoorstellen en contracten in minuten opgesteld vanuit jouw sjabloon
- Wekelijks voortgangsrapport voor de bouwheer, samengesteld uit je werfnota's en foto's
- Gemiste oproepen en WhatsApp-aanvragen binnen de minuut beantwoord, details van de klus vastgelegd
- Offertes opgesteld uit een paar foto's en antwoorden, verstuurd na jouw oké
- Klussen in je agenda, klant de dag ervoor herinnerd, leveranciersfacturen in je boekhouding
- PDF's van klanten naar één adres, uitgelezen en als ontwerp klaargezet in Exact Online of Yuki
- Ontbrekende stukken worden voor jou opgevraagd vóór de maandafsluiting
- Maandrapporten automatisch samengesteld en verstuurd
- Afspraken bevestigd, herinneringen verstuurd, minder no-shows
- Intakeformulieren ingevuld vóór de eerste afspraak
- Dezelfde 30 patiëntenvragen beantwoord op je website of WhatsApp, dag en nacht
- Aanvragen van Immoweb en e-mail beantwoord en bezoeken ingepland binnen de minuut
- Huurdersdocumenten uitgelezen en gecontroleerd, ontbrekende stukken opgevraagd
- Pandbeschrijvingen en social posts opgesteld uit je foto's
- Een chatbot die maten, verzending en retours beantwoordt vanuit je eigen pagina's
- Stockmeldingen uit Shopify of je spreadsheet vóór je zonder zit
- Reviews verzameld en beantwoord, wekelijkse posts klaargezet
- Reservaties en DM's automatisch beantwoord, agenda blijft synchroon
- Menu-, les- of actieposts elke week opgesteld en klaargezet
- Leveranciersfacturen in je boekhouding zonder overtypen
↳ jouw vak staat er niet bij? Zelfde aanpak, andere woorden. Vertel ons hoe je week eruitziet.
Diensten
Wat we voor jou kunnen automatiseren.
Dit zijn de dingen waar kmo-eigenaars ons het vaakst over aanspreken. Het zijn voorbeelden, geen grenzen. Staat jouw probleem er niet bij, dan is dat precies het moment om het gesprek te boeken.
Inbox & Administratie
Stel, je runt een schrijnwerkerij en de eerste twee uur van elke dag gaan naar offerteaanvragen, klantenvragen en leveranciersfacturen. Wij bouwen een systeem dat de courante vragen zelf beantwoordt, offertes opstelt vanuit je aanvraagformulier en je alleen een seintje geeft als er echt een antwoord van jou nodig is. Je ochtenden gaan terug naar het atelier.
Wat we voor jou bouwen: automatisch gesorteerde inbox · WhatsApp- & Instagram-antwoordbot · e-mail → CRM in één klik · automatische agendaboekingen
↳ bespaart ~5 tot 10 u/week · gebouwd in 1 week Lees meer over inbox-automatisering →Documenten & Data-extractie
Stel, je bent boekhouder en typt facturen, bonnetjes en contracten over in Exact Online voor zes klanten. Wij zetten één adres op waar je klanten hun PDF's naartoe sturen. De lijnen worden uitgelezen, aan de juiste klant gekoppeld en als ontwerpboeking klaargezet, zodat jij ze in batches goedkeurt. Het overtypen stopt.
Wat we voor jou bouwen: PDF-facturen → boekhouding · contractgegevens → CRM · formulieren → spreadsheet · handgeschreven notities → doorzoekbare database
↳ bespaart ~4 tot 8 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over documentextractie →Content & Marketing
Stel, je runt een pilatesstudio in Antwerpen en posten op Instagram is al zes maanden 'morgen'. Wij bouwen een systeem dat het lesrooster van volgende week leest, een week aan posts en een e-mailteaser in jouw toon opstelt en ze klaarzet in Buffer. Maandag is tien minuten goedkeuren.
Wat we voor jou bouwen: AI-gegenereerde socialmediakalenders · e-mailcampagnes op basis van gedrag · Google-reviews verzameld met sentiment
↳ bespaart ~6 tot 12 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over contentautomatisering →Operations-automatisering
Stel, je websiteaanvragen komen toe in een Gmail-inbox die niemand bekijkt tussen twee klantenafspraken. Wij koppelen het formulier aan je CRM, sturen de juiste persoon een Slack-bericht met de details en bezorgen de prospect binnen de minuut een bevestiging met een agendalink. Leads koelen niet meer af.
Wat we voor jou bouwen: lead-intake → CRM → toewijzing · voorraadmeldingen uit Shopify of spreadsheets · offerte- & voorstelgeneratoren op basis van sjablonen
↳ haalt verloren leads terug · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over operations-automatisering →AI-chatbots
Stel, je webshop beantwoordt dezelfde 30 vragen over maten, verzending en retours honderden keren per maand. Wij trainen een chatbot op je FAQ's, productpagina's en eerdere antwoorden. Hij beantwoordt de routinevragen zelf, dag en nacht, en geeft de rest aan jou door met de context er al bij.
Wat we voor jou bouwen: AI-chatbot op je site · WhatsApp Business-bot · getraind op je documenten, FAQ's & productcatalogus · automatische escalatie met context
↳ vangt 60 tot 80% van de routinevragen op · gebouwd in 1 tot 3 weken Lees meer over AI-chatbots →Klantenservice-automatisering
Stel, klanten zijn blij na het onboardinggesprek en haken zes weken later stilletjes af omdat niemand opvolgde. Wij bouwen de opvolging: gesprek samengevat, CRM bijgewerkt, een persoonlijke mail in jouw toon klaar binnen enkele minuten na het ophangen, en een check-in na 30 dagen. Niemand wordt vergeten.
Wat we voor jou bouwen: opvolging na aankoop & onboarding · ticket-triage en routering · review- & feedbackflows · churn-alarmen
↳ geen opvolging meer vergeten · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over klantenservice-automatisering →Rapportering & Dashboards
Stel, de helft van je zondag gaat naar 'hoe ging vorige week?' samenstellen uit Stripe, Google Analytics en HubSpot. Wij bouwen een dashboard van één pagina dat live uit alle drie trekt en je elke maandag om 7 uur een samenvatting van vijf regels mailt. Zondag wordt weer zondag.
Wat we voor jou bouwen: live weekdashboards · automatische maandrapporten · KPI-samenvattingen in je inbox · overzichten op CFO-niveau
↳ bespaart ~4 tot 8 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over rapportering & dashboards →Iets vreemders?
Besteed je uren aan een workflow waar niemand ooit van gehoord heeft? Daar houden we van. Vertel ons wat je afremt, hoe niche ook.
Vertel het ons →Eigen omgevingen
We praten niet alleen over automatisering.
We leven erin.
Alles wat we voor klanten bouwen is gevoed door wat we voor onszelf bouwen. Twee heel verschillende omgevingen (apps en woningen) en één regel: doet een mens het herhaaldelijk, dan hoort het een systeem te zijn.
MigraineMe
Een app om migraine bij te houden. Wearable-data, een dagelijkse risicoscore, triggerdetectie en een community, op één plek.
migraineme.app →HausCtrl
Smart home-installatie voor woningen in Antwerpen en omstreken. Toestellen, dashboards, routines en opvolging, uitgelegd in gewone mensentaal.
hausctrl.co.uk →Over Smalland
Automatisering die op de achtergrond draait.
Smalland is een automatiseringsstudio in Antwerpen, de Belgische tak van Andlane uit Londen. We bouwen kleine systemen voor kleine bedrijven: het soort dat één repetitieve taak goed doet en dat blijft doen zonder toezicht.
We ontwerpen het systeem, bouwen het en houden het draaiend. Jij ziet het resultaat, niet de bedrading.
"studio": "Smalland",
"location": "Antwerpen, BE",
"serves": "kmo's",
"focus": [
"workflow-automatisering",
"AI-integratie",
"data & documenten",
"bedrijfssystemen"
],
"philosophy": "automatiseer het repetitieve",
"available": true
}
Hoe we denken
Zo werken we.
Eerst automatiseren, dan praten
Doet een mens het herhaaldelijk, dan hoort het een systeem te zijn. We zoeken het repetitieve werk en halen het weg.
Gewone taal erin. Automatisering eruit.
We gebruiken de nieuwste AI-tools, maar je hoeft niet te weten hoe ze heten. Jij zegt wat je niet meer wil doen. Wij zoeken de rest uit.
Van begin tot eind, zonder overdracht
Van het eerste gesprek tot het systeem dat in productie draait: dezelfde persoon blijft verantwoordelijk. Geen slides, geen overdracht naar een ander team.
Aan de slag
Hoe het werkt.
Kort gesprek
15 minuten, gratis, vrijblijvend. Vertel ons wat je tijd opslokt en wij zeggen of we het kunnen automatiseren.
Automatiseringsaudit
We brengen je workflows in kaart, zoeken de verspilling en stellen precies voor wat we bouwen. Je krijgt sowieso een geschreven plan.
Wij bouwen het
Jij keurt goed, wij bouwen, jij test. Je betaalt pas als het opgeleverd is en werkt. De meeste projecten draaien binnen twee weken.
… of ga meteen voor een build:
Starter
Eén workflow, één probleem opgelost. Een goede manier om ons uit te proberen: automatiseer één proces en zie wat het oplevert voor je verder gaat.
- — 1 automatisering of integratie
- — Opgeleverd in 3 tot 5 dagen
- — 2 weken support inbegrepen
Groei
We auditen je hele workflow en bouwen dan tot 3 automatiseringen die samenwerken. De grootste winst zit in het koppelen van stappen die nu met de hand gebeuren.
- — Audit inbegrepen (€300 verrekend)
- — Tot 3 automatiseringen
- — Opgeleverd in 1 tot 2 weken
- — 30 dagen support inbegrepen
Doorlopend
We onderhouden wat gebouwd is, voegen elke maand nieuwe automatiseringen toe en houden alles draaiend. Je eigen automatiseringsteam op afroep, zonder de overhead.
- — Onderhoud + monitoring
- — Elke maand nieuwe automatiseringen
- — Prioritaire support
- — Maandelijks opzegbaar
Alle prijzen zijn exclusief btw. Elk project begint met een duidelijke scope en een vaste offerte. Geen verrassingsfacturen, en je betaalt pas als het opgeleverd is en werkt. Grotere of complexere builds krijgen een aparte offerte.
FAQ
Vragen die we vaak horen.
Staat de jouwe er niet bij? Het contactformulier hieronder is de snelste weg naar een eerlijk antwoord.
Wat kost AI-automatisering voor een kmo?
Moet ik iets van AI kennen om met jullie te werken?
Hoe lang duurt het om een automatisering te bouwen?
Kunnen jullie mijn facturen en offertes van PDF naar Exact Online of Yuki automatiseren?
Kunnen jullie een chatbot bouwen voor mijn website of WhatsApp?
Waar zit Smalland?
Wat als de automatisering stukgaat?
Hoe weet ik of mijn zaak echt automatisering nodig heeft?
Werken jullie met mijn tools? (Shopify, HubSpot, Teamleader, Notion…)
Hoeveel tijd bespaar ik echt?
Contact
Laten we iets automatiseren.
Vertel ons wat je afremt. Wij zeggen of we het kunnen automatiseren.